Sabtu, 04 Desember 2010

stake holder


Asalamualaikum di tulisan kali ini saya menghadirkan pegetahuan dasar public relation yaitu bidang stake holder relation, dan  tulisan kali ini mengahdirkan stake holder investor dan karyawan ( pengelolaan media internal ), tulisan ini awalnya dibuat untuk menyelesaikan tugas stake holder relation kelompok dan mandiri di perkuliahan saya yang diasuh oleh Toni Hartono Msi di Fakultas Dakwah Dan Ilmu Komunikasi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau semoga berguna

INVESTOR RELATION DAN PR
Profil Stake Holder Relation ( Investor Relation )
Stake Holder relation memiliki pengertian secara luas yaitu suatu bidang PR yang berusaha membina hubungan hubungan baik dengan seluruh elemen manusia atau organisasi yang berperan langsung maupun tidak langsung bagi kelangsungan hidup perusahaan. Namun khusus untuk pembahasan profil Stake Holder kali ini kita berfokus kepada salah satu Stake Holder primer kita yaitu investor atau pemegang saham. Sebelum kita membahas tentang pengertian stake holder relation atau tepatnya investor relation terlebih dahulu kita harus tahu pengertian dan profil pemegang saham dan seluk beluknya.
Pemegang saham (bahasa Inggris: shareholder atau stockholder), adalah seseorang atau badan hukum yang secara sah memiliki satu atau lebih saham pada perusahaan. Para pemegang saham adalah pemilik dari perusahaan tersebut. Perusahaan yang terdaftar dalam bursa efek berusaha untuk meningkatkan harga sahamnya. Konsep pemegang saham adalah sebuah teori bahwa perusahaan hanya memiliki tanggung jawab kepada para pemegang sahamnya dan pemiliknya, dan seharusnya bekerja demi keuntungan mereka
Pemegang saham diberikan hak khusus tergantung dari jenis saham, termasuk hak untuk memberikan suara (biasanya satu suara per saham yang dimiliki) dalam hal seperti pemilihan papan direktur, hak untuk pembagian dari pendapatan perusahaan, hak untuk membeli saham baru yang dikeluarkan oleh perusahaan, dan hak terhadap aset perusahaan pada saat likuidasi perusahaan.
 Namun, hak pemegang saham terhadap aset perusahaan berada di bawah hak kreditor perusahaan. Ini berarti bahwa pemegang saham biasanya tidak menerima apa pun bila suatu perusahaan yang dilikuidasi setelah kebangkrutan (bila perusahaan tersebut memiliki lebih untuk membayar kreditornya, maka perusahaan tersebut tidak akan bangkrut), meskipun sebuah saham dapat memiliki harga setelah kebangkrutan bila ada kemungkinan bahwa hutang perusahaan akan direstrukturisasi. Pemegang saham biasanya juga lazim disebut investor  Pada dasarnya investor dapat dibagi dalam dua golongan, yaitu investor konservatif dan investor agresif.
1.      .Investor konservatif biasanya berinvestasi untuk meningkatkan kualitas hidup keluarga dan dengan rentang waktu investasi yang cukup panjang, misalnya, untuk pendidikan perguruan tinggi anak atau biaya hidup di hari tua.  Investor tipe ini memiliki kecenderungan menanam investasi dengan keuntungan (yield) yang layak saja dan tidak memiliki risiko besar, karena filosofi investasi mereka adalah menghindari risiko. Walaupun investor konservatif sering berinvestasi, mereka umumnya hanya mengalokasikan sedikit waktu untuk menganalisa dan mempelajari portofolio investasinya.
2.      Investor agresif, atau biasa disebut 'Pemain', adalah kebalikan dari investor konservatif. Mereka sangat teliti dalam menganalisa portofolio yang dimiliki. Semakin banyak angka-angka dan fakta yang bisa dianalisa adalah semakin baik. Investor tipe ini umumnya berinvestasi dengan rentang waktu relatif pendek karena mengharapkan adanya keuntungan yang besar dalam waktu singkat. Walaupun tidak berharap untuk merugi, namun setiap investor agresif menyadari bahwa kerugian adalah bagian dari permainan.

  Adapun pengertian  stake holder khusus nya  investor relation itu adalah menurut NIRI standart of practice for investor relation yaitu merupakan kegiatan pemasaran korporat  yang menggabungkan disiplin lintas komunikasi dan pemasaran untuk memberikan gambaran yang tepat mengenai kinerja dan prospek perusahaan kepada investor dan calon investor namun secara garis besar hubungan investor merupakan bagian khusus dari public relation perusahaan yang saling  bermanfaat ( menguntungkan ) dengan pihak pemegang saham  dan investor lainnya bergerak di bidang pasar modal\saham untuk meningkatkan nilai pasar .( Rosady  Ruslan , 2006, Hlm 55)
Adapun maksud dan tujuan investor relation itu adalah sebagai berikut :
1.            menyediakan informasi bagi pasar modal, sehingga harga nilai saham  perusahaan dapat mencerminkan nilai dan harapan ( prospek ) lebih baik atas pendapatan di masa mendatang.
2.            memelihara kepercayaan, citra dan likuiditas saham perusahaan ( emitten  yang diperdagangkan di pasar bursa modal.
3.         memelihara komunikasi yang positif  antara perusahaan emittendengan para investor melalui media financial repot publication secara periodic da kontinyu.
4.         menjaga hubungan  baik atau akses dengan pasar modal BEJ dan BES dan  Bapepam( regulator ) , rekan bussines , kreditor, para pedagang perantara, penjamin serta pengamat perbankan \pasar modal.
5.         memberikan sumbang saran bagi pihak manajemen mengenai penilaian dari perkembangan pasar modal, sebagai upaya rencana penyusunan starategi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang 
.( Rosady  Ruslan , 2006, Hlm 55-56)
       Dan stake holder relation atau investor relation dalam mencapai tujuan dan melaksanakan beberapa kegiatan yang umumnya  dilaksanakan secretariat perusahaan  baik yang regular maupun khusus  yaitu:
1.      menjaga dan mempertahankan hubungan baik dengan pihak bursa efek dan regulator.
2.      melaksanakan rups ( rapat umum pemegang saham) secara periodic dan dalam kondisi luar biasa . termasuk rapat rutin untuk menganalisa perkembangan saham usaha dengan para analis pasar modal  dan fnd manager.
3.      menyelenggarakan presentasi bisnis , internal public offering ( IPO) dan paparan public ( public expose).
4.      menyelengarakan seminar, diskusi dan road show  ke beberapa kalangan kampus , peminat calon investor, investor pengamat  dan pelaku bisnis.
5.      membina hubungan baik dengan pedagang perantara ( broker ), asosiasi emiten Indonesia dan profesi terkait lainnya di pasar modal.
6.      membentuk media komunikasi ( publication media) sebagai saluran kinformasi dan data mengenai kegiatan perusahaan emitten melalui lapaoran keuangan tahunan yang ditujukan kepada stake holder, investor, media pressdan pengamat serta dunia kampu stermasuk penyelenggaraan press conference, press briefingdan mengeluarkan news realease, news finance dan sebagainya.
7.      melaksanakan hubungan positif yang saling menguntungkan yaitu melalui aktivitas hubungan pelaporan , hubungan dengar pendapat, hubungan paparan publikdan hingga dalam rangka sosialisasikepada public yang menjadi target sasaran.
  .( Rosady  Ruslan , 2006, Hlm 59-60)
         laporan kepada pemegang saham khusus mengenai pertanggung jawaban  dalam bidang keuangan , perlu dilaporkan melalui pertemuan, antara pimpinan perusahaan denganpara pemegang saham. Pertemuan itu sudah tentu diselenggaraka atau diatur oleh petugas public relation. Dengan acara tersebut secara psikologis  para pemegang saham merasa diikut sertakan dalam membina perusahaanya, dan meyakini akan kegunaan uangnya bagi perusahaan, karenanya timbul kepercayaan terhadap dimanfaatkannya uang mereka baik bagi perusahaan maupun dirinya. ( Kustadi Suhandang , 2004 , Hlm 76)

Pr Dan Kegiatan Humas
Public relation bila dilihat dari studi ilmu komunikasi adalah salah satu tehnik komunikasi  yang menitik beratkan kepada usaha untuk menumbuhkan suasana kerjasama ( goodwill) dan menciptakan saling pengertian ( mutual understanding) anatara public yang  saling berkepentingan untuk mencapai tujuan bersama dalam ikli yang saling menguntungkan.
 Dalam mencapai perkembangannya, public relation itu pada awalnya bermula pada pertukaran barangdari kegiatan perdagangan traditional kemudian berlaih kepada pembentukkan konsep dan terakhir public relation tumbuh menjadi suatu ilmu pengetahuan serta keahlian, dimana kesemuanya itu prinsipnya merupakan rangkaian suatu proses perkembangan.
Public reation adlah juaga komunikasi, dimana kegiatannya selalu diarahkan kepada usaha untuk mempengaruhi pendapat public agar public dapat bersikap, berpendapat dan bertingkah laku sesuai keinginan dari komunikatoor dalam hal ini seporang pimpinan .
Akan tetapi tujuan dari public relation itu sendiri umumnya bila dilihat dari penegertiannya  selalu berorientasi pada kepentingan public .
Oleh sebab itu menurut betrand r canfield  dan frazier more dalam buku mereka “ public relation principles cases and problem  menjelaskan tujuan public relation yaitu:
  1. mengabdi kepada kepentingan public.
  2. menjaga dan memelihara komunikasi yang baik .
  3. menitik beratkan kepada moral dan tingkah laku  yang baik.
Berdasarkan pendapat dan canfield dan more tadi, lebih , jauh otto lerbinger dan albert j Sullivan dalam buku mereka “ information influence , communication- reader in public relations ” menjelaskan  karena public relation itu mengarah kepada dua tingkat sosial dalam proses kegiatannya yaitu:
  1. derajat perorangan
  2. derajat kelembagaan
dari keterangan diatas, maka tujuan public relation secara praktisi  akanmenyangkut kepada bentuk kegiatannya :
a.       public relation harus dapat melindungi melalaui bentuk penerangan serta mempertahankan kekeuasaan dan status
b.       public relation dapat membantu untuk mengangkat  nilai dari suatu produk.
c.       Public relation harus berperan sebagai book keeper  yang membantu bagi mengatur lahirnya suatu keadilan didalam suatu sistem perekonomian.
Berdasarkan uraian yang ada maka eksistensi public relation itu sendiri sebagai suatu bidang studi dan spesialisasi dari ilmu komunikai pada prinsipnya harus mengabdi kepada kepentingan public, agar kegiatan dari public relation itu mendapat dukungan dan kepercayaan dari public.
Para penulis seperti geregson dan koleganya (1997), menekankan perlunya pemimpin –pemimpin global yang kompeten dibandingkan dengan sumberdaya lainnya, telah dilaporkan bahwa CEO menghabiskan 50 sampai 80% waktunya dari rata-rata jam kerja untuk berkomunikasi dengan stake holder yang menunjukkan bahwa mereka tidak hanya mengembangkan strategi tetapi mengoprasionalkan strategi tersebut. ( Sandra Oliver, 2006, Hlm 66 )
 Ini berarti berkomunikasi sangatlah penting dalam  kepemimpinan, untuk menghasilkan keputusan yang sesuai dengan keinginan public, yang akhirnya diharapkan akan menimbulkan dukungan public. Komunikasi sebagai ilmu pengetahuan  yang mempelajari mengenai proses penyamapaian pernyataan antar manusia  dengan menggunakan lambang berarti, lambang berarti dalam hal ini ialah menggunakan tulisan, lisan dan bahasa isyarat.
      Oleh karena seorang pimpinan pada kegiatan penyampaian pesan dan penyebaran pesan melalui biro kehumasannya, maka seorang petugas kehumasan itu harus memperhitungkan cara untuk memperoleh dampak komunikasi yang dinginkan oleh perusahaan dengan memperhatikan terhadap kebijakan yang akan disamapikan kepada public dalam bentuk penyusunan pesan komunikasi  yang baik.
(  Djadja Danan, 1985, Hlm 42 )
Maksud dari penyusunan pesan komunikasi tersebut adalah memperoleh hasil yang maksimal sesuai dengan harapan pemimpin perusahaan. Oleh karenanya untuk menyusun pesan komunikasi tersebut  menurut  Wilbur schramm dan Donald f Robert dalam bukunya the process and effect of mass communication agar efektif maka diperlukan hal sebagai berikut :
a.  message\ pesan komunikasi harus direncanakan dan disampaikan  sedemikian rupa sehingga pesan komunikasi dapat menarik sasaran yang dituju.
b.      Message pesan komunikasi haruslah menggunakan lambang yang sama antara pengalaman sumber pesan komunikasi dan sasaran komunikasi.
c.       Message pesan komunikasi harus dapat membangkitkan kebutuhan pribadi  pada diri komunikan .
d.      Message\ pesan komunikasi harus dapat menyarankan sesuatu cara untuk memperoleh kebutuhan pada diri komunikan.
e.       Massage\ pesan komunikasi  harus sesuai dengan pola pengertian, nilai dan sikap yang ada pada diri komunikan.
tahapan komunikasi dalam public relation
            berdasarkan uraian yang ada, kita mengetahui bahwa public relation itu adalah suatu bentuk kegiatan dan sekaligus juga merupakan proses komunikasi. Oleh karenanya  diperlukanlah suatu tahap yang memungkinkan suatu proses public relation itu berjalan.
Adapun tahapan komunikasi didalam proses kegiatan dari public relation itu terdriri dari beberapa tahapan menurut allen h. center dan scott m cutlip dalam buku mereka effective public relation menjelaskan:
  1. fact finding.
  2. Planning dan programming
  3. Action and communication
  4. Evaluation
a. Fact finding and feed back
Pada kegiatan pertama ini lebih dititik beratkan kepada usaha pengumpulan data tentang sasaran komunikasi. Misalnya mencakup:
-          Meneliti mengenai kebutuhan dan kepentingan yang dinginkan public
-          Mendapatkan data guna mengetahui bagaimana situasi yang terjadi pada diri public.seperti mengapa public bersikap dan bertingkah laku tidak mau tahu.
-          Mencari dan menentukan siapa yang menjadi sasaran komunikasi.
b. Planning and programming
        Pada tahap ini lebih ditekankan pada membuat perencanaan untuk mencapai hasil yang maksimal melalaui pengolahan yang selektifitas terhadap data dan fakta yang diperoleh. Dalam tahap ini dasar kegiatan yang kokoh harus disiapkan termasuk juga dperencanaan dana. Oleh karena itu seorang public relation dalam menjalankan kegiatannya  harus dapat memikirkan:
  • faktor sumber informasi atau siapa yang paling tepat untuk melakukan kegiatan komunikasi tersebut, spakah dia jujur, cakap dan terlatih dan mempunyai reputasi di masyarakat.
  • Faktor pesan komunikasi ( message) pada saat kegiatan pesan seorang pr harus bisa menyesuaikan pesannya gar sesuai dengan pengalaman komunikan agar tercipta intrepetasi yang sesuai dengan persepsi yang kita informasikan , khususnya kondisi serta lambang yang digunakan komunikan seperti: bahasa, adat istiadat, sistem kepercayaan, pendidikan kekerabatan dan lain-lain.
  • Media komunikasi yang digunakan  seorang petugas kehumasan harus mengetahuai media mana yang cocok dengan sasaran komunikasinya agar pesannya diterima dengan efektif, oleh karena itu seorang pr harus paham kelemahan dan kelebihan media komunikasi yang ada.
  • Sasaran komunikasi seorang pr harus paham tentang sasaran komunikasi yang ia tuju atau yang top manager maksud apakah termasuk public internal atau eksternal, karena dengan diketahuinya identitas public diharapkan komunikasin yang dilakukan akan efektif.
c. Action communication
         Dalam tahap ini tindakan dilakukan berdasarkan data dan rencana yang diperoleh dalam prakteknya kegiatanya meliputi; publikasi baik melalui iklan, maupun bentuk press realease . dilain pihal pesan komunikasi yang ditujukan kepada public harus sesuai dengan garis kebijaksanaan yang telah ditetapkan pimpinan top manager.
d. Evaluation
          Dalam tahap ini intropeksi dilakukan atas action dan communication yang telah dilakukan menganalisa kelemahan dan respon yang ditunjukkan public dan menjadi bahan evaluasi untuk tindakkan yang selanjutnya.
        salah satu tugas tugas public relation ialah menghadapi krisis berikut adalah panduan menghadapi krisis :
1.      persiapkan  rencana krisis ( crisis plan ). Hubungi orang-orang yang ahli unuk memberikan analisis  dan penjelasannya mengenai krisis yang terjadi. Siapkan langkah-langkah atau rencana kegiatan terkait pelaksanaan komunikasi dalam keadaan krisis.
2.      laporan ke puncak manajemen mengenai krisis yang terjadi serta rencana komunikasi yang telah dipersiapkan. Minta manajemen untuk memperhitungkan dampak yang ditimbulkan akibat adanya krisis  guna mengantipasi  pertanyaan dari karyawan, badan pemerintah dan media.
3.      menunjuk juru bicara. Salurkan seluruh pertanyaan kepada juru bicara yang ditujuk, yaitu orang-orang yang sudah dilatih terlebih dahulu. Beri tahu resepsionis, operator telephone, sekretaris dan pihak lainnya untuk tidak memberikan komentar atau informasi apapun pada pihak luar kecuali menyalurkan pertanyaan itu kepada juru bicara. Jika perlu tugaskan juru bicara untuk siaga selama 24 jam, agar dapat melayani media setiap saat.
4.      mendirikan news center. Pusat pelayanan media atau center  hendaknya berada di tempat yang berjauhan dilokasi krisis , jika memungkinkan sediakan telephone, computer faks, printer dan tempat untuk wawancara televise. Berikan keterangan kepada wartawan secepat mungkin begitu tersedia informasiterbaru, sediakan informasi tambahan yang dibutuhkan media untuk menulis laporannya secara akurat  seperti latar belakang perusahannya dan keterangan lainnya.
5.      bersikap terbuka dengan menceritakan apa adanya tanpa ada bagian yang disembunyikan atau orang lain yang akan bercerita wartawan akan mencari sumber lain, salah satunya kepada  kepada pengamat untuk mendapatkan jawaban yang diperole. Jika hal ini yang terjadi, praltisi humas akan kehilangan kontrolnya terhadap media, jangan pula memberikan keterangan secara mencicil, berikan informasi secara lengkap dan menyeluruh.
6.      jangan berspekulasi dan jangan terpancing dengan pertanyaan wartawan yang menginginkan pertanyaan yang bersifat spekulasi.
7.      jangan mengecilkan masalah atau menganggap  enteng masalah yangsebenarnya serius , media akan terus mencari tahu kebenaaran yang akan terungkap.
8.      jangan mengatakan no comment atau membuat komentar , namun tidak untuk diberitakan atau off the record. Jika tidak dapat mengatakan sesuatu kepada wartawan untuk diberitakan, maka jelaskan mengapa, dan katakana kapan keterangan dan information akan diberikan, jika informasi ,katakana demikian, juru bicara harus meyakinkan wartawan jika sudah tersedia informasi yang mereka butuhkan.
9.      tunjukkan keprihatinan organisasi atas krisis yang terjadi dan juga kepada orang-orang yang terlibat atau terpengaruholeh krisis yang terjadi. Pada saat yang sama jelaskan apa yang tengah dilakukan dan apa yang direncanakan perusahaan atau organisasi untuk mengatasi masalah yang terjadi.
10.  jangan memilih –milih media atau wartawan, semua media harus dianggap sama.
11.  jangan mencari keuntungan atas liputan media massa terhadap perusahaan pada saat krisis  dengan mempromosikan perusahaan produk dan jasa, jangan melakukan hal-hal yang dapat dianggap melakukan iklan gratis dengan memanfaatkankehadiranmedia pada saat perusahaan disorot mengenai krisis yang tengah terjadi.
( Morissan,2008, Hlmn 175-176) 
       Pada akhirnya public relation dan kegiatan komunikasi tidak dapat terpisahkan karena mereka adalah satu bagian satu sama lain dimana saat seoraaang PR melakukan kegiatannya mau tidak mau unsur kegiatan komunikasi akan menjadi agendanya

PENGELOAAN INFORMASI DAN MEDIA INTERNAL PERUSAHAAN
Pengertian informasi
        Sebelum kita mengetahui pengelolan informasi di perusahaan terlebih dahulu kita harus mengetahui pengertian dari informasi tersebut Berikut akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.
  1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
  2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.
  3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.
  4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.
     Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Kegunaan informasi dan pengelolaanya
         Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program program dan rencanarencana operasional serta sasaran yang akan dicapai oleh organisasi atau perusahaan.
          Sistem pengelolaan Informasi dalam perusahaan yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terbagi menjadi beberapa Sistem Informasi yang membentuk satu kesatuan informasi yang dibutuhkan. Pada Sistem Informasi Manajemen yang cukup lengkap, biasanya terdiri dari beberapa sistem informasi yang lebih spesifik cakupannya seperti :
  1. Sistem Informasi Inventory Control, untuk menyediakan informasi tentang persediaan barang.
  2. Sistem Informasi Akuntansi, untuk menyediakan informasi tentang transaksitransaksi keuangan yang terjadi.
  3. Sistem Informasi Personalia, yang menyangkut masalah pendataan karyawan sampai ke penggajian.
  4.  Sistem Informasi Pemasaran, yang memberikan informasi mengenai kegiatankegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang, penelitian pasar dan lainlain.
      Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unitsub unit dari organisasi dan mengarahkan bagianbagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan.
        Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai. Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
  1. penghematan waktu (time saving)
  2. penghematan biaya (cost saving)
  3. peningkatan efektivitas (effectiveness)
  4. pengembangan teknologi (technology development)
  5. pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).
       Dengan besarnya peran informasi tersebut maka perlu adanya pengelolaan informasi dengan mengelola sumber yang ada sehingga khalayak perusahaan maupun umum dapat memanfaatkan informasi yang lebih mudah dipahami dan di mengerti
(Http://Www.Uripsedyowidodo.Com/Tips-Mengembangkan-Media-Komunikasi/)

Media internal perusahaan
1. news letter,  News letter cetak masih merupakan alat utama komunikasi karyawan, meskipun kita sudah memasuki abad computer dan internet, news letter merupakan bentuk paling umum piublikasi periodic  karena sudah ada teknologi desktop publishing yang mudah dan murah, news letter relative mudah, murah, dan cepat untuk diproduksi, akibatnya banyak organisasi  menggunakan news letter untuk mengkomunikasikan berita secara tepat waktu dan tepat sasaran.  ( cutlip,2007,hlm 273-274)
Menurut jefkins, terdapat lima model utama mengenai house journal yaitu:
  1. the sales bulletin merupakan bentuk media komunikasi  regular antara manajer penjualan dengan salesman yang berada di apangan dan biasanya diterbitkan secara mingguan
  2. the news letter merupakan media informasi atau siaran berita yang singkat, ditujukan kepada para pembaca yang sibuk atau tidak memiliki waktu untuk membaca berita yang terlalu panjang dan rinci
  3. the magazine, suatu bentuk majalah yang berisikan tulisan feature, artikel gambar-gambar dan biasanya diterbitkan secara berkala secara bulanan atau tri wulan.
  4. The tablid news paper yaitu berita yang mirip dengan  surat kabar popular dan berisikan berita-berita pokok, artikel popular yang pendek dan dilengkapi dengan gambar atau ilustrasi menarik pembaca, biasanya diterbitkan berkala mingguan, bulanan atau dwi bulan.
  5. The wall news paper, merupakan bentuk media komunikasi internal antara karyawan disebuah perusahaan besar, pabrik pusat,pertokoan dan hingga rumah sakit. ( rosady ruslan, 2006, hal 196)
2. kotak saran, Dalam rangka memperoleh danmenampung berbagai masukkan dari para pegawai pihak manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran ditempat-tempat tertentu di penjuru lokasi perusahaan. Setiap pegawai yang memiliki komentar, ide-ide cemerlang, keluhan, atau bahkan kecaman pedas kepada atasan atau perusahaan, dipersilahkan menyampaikannya secara anonym melalu kotak saran tersebut . ( frank jefkins,2004, hlm 198-199)
    Cara ini mungkin sangat efektif didalam perusahaan yang karyawannya hidup di budaya high konteks ketimuran yang masih menjunjung budaya feodalisme.
3. sisipan dan lampiran,  Sisipan adalah medium berharga untuk menarik dukungan public dan menyampaikan penngumuman penting. Bentuk umum sisipan ialah pada faktur deposit.
4. publikasi pidato, position paper dan bacrounders Publikasi pidato bukan saja efektif untuk public eksternal namun juga karyawan internal karena dengan publikasi pidato karyawan dapat mengetahui ide-ide yang dipikirkan oleh para ceo
Paper position dan backrounder juga membantu karyawan memahami pendekatan baru dengan cepat dan mungkin memncegah mereka menggunakan pendekatan lama guna memecahkanproblem atau issue, tetapi kelemahannya informasi ini hanya dicari oleh public yang memang menginginkannya. Karena itu hubungan internal juga harus mendorong karyawan untuk selalu mengunjungi arsip publikasi di situs internet.            ( cutlip,2007,hlm 276 )
5. bulletin board dan pengumuman elektronik,  Bulletin board merupakan ruang merupakan ruang fisik  yang menampilkan pengumuman tradisional dan pengumuman elektronik, agar efektif bulletin board harus sering – sering diperbaharusi agar tidak menimbulkan kejenuhan oleh karyawan sehingga karyawan konsisten untuk menampilakan pesan yang ada.
Adapaun pengumuman elektronik dapat dilakauan melalui intranet yang terdapat pada jaringan informasi perusahaan.
6. dewan pekerja,  Merupakan suatu lembaga yang berfungsi menjadi sarana penyampaian pendapat karyawan kepada pihak manajemen, dimana beberapa orang pekerja yang dianggap tokoh dan dipilih oleh para pekerja lainnya  didudukkan  didewan direksi , dan dapat memperoleh akses penuh informasi tentang perusahaan, sehingga tidak ada alasan pemogokkan oleh karyawan jika mereka mengetahui keadaan perusahaan sebenarnya.
       Selain cara-cara diatas ada beberapa perusahaan melakukukan rangsangan kepada karyawannya dengan mengajak karyawannya untuk membeli sebagian saham perusahaan agar karyawan dapat merasakan bahwa dirinya ialah bagian dari pemilik perusahaan sehingga keuntungan yang didapat perusahaan secara langsung akan memacu mereka untuk bekerja lebih giat lagi, sehingga komunikasi antara perusahaan dan karyawan dapat berjalan lancar



Fungsi media internal dan manfaatnya bagi komunikasi manajerial perusahaan
Para penulis seperti geregson dan koleganya (1997), menekankan perlunya pemimpin–pemimpin global yang kompeten dibandingkan dengan sumberdaya lainnya, telah dilaporkan bahwa CEO menghabiskan 50 sampai 80% waktunya dari rata-rata jam kerja untuk berkomunikasi dengan stake holder yang menunjukkan bahwa mereka tidak hanya mengembangkan strategi tetapi mengoprasionalkan strategi tersebut. (Sandra Oliver, 2006, Hlm 66)
disini terlihat bahwa komunikasi untuk mendapatkan informasi sangat penting dalam menjalankan menjalankan perusahaan , salah satu cara menjalankan perusahaan itu ialah dengan cara mengelola informasi melalui media  uuntuk menjalin komunikasi dengan para stake holder, khususnya stake holder internal melalui media internal . Untuk mengelola suatu media internal ( non komersial ) harus secara professional dan serius, terdapat beberapa fungsi media internal yaitu:
  1. sebagai hubungan komunikasi internal dan eksternal yang diedarkan dan diberi secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan, informasi , dan berita ( bentuk tulisan atau photo realease) mengenai kativitas perusahaan, manfaat produkbarang \ jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para konsumen, pelanggan, distri butor supplier, relasibisnis, stake holder( hubungan dengan pihak-pihak terkait), stock holder ( hubungan dengan pemilik) dan employee relation( hubungan dengan pegawai dan keluarganya)
  2. sebagai ajang komunikasi khusus antara karyawan: misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi kelahiran bayi dari keluarga karyawan, adanya pegawi pendatang baru ( new comer ), kegiatan olahraga wisata, keagamaan program kesehatan, dan hingga berita duka cita serta kegiatan sosial lainnya.
  3. sebagai sarana media untuk pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis menulis bagi karyawan, serta staff humas pr yang berbakat yang berpotensi sebagai penulis ilmiah popular.
  4. terdapat nilai tambah ( value added ) bagi departemen humas? Pr untuk menunjukkan kemampuan dalam menerbiitkan media khusus yaitu in house journal yang bermutu kontinu, terbit secara dan teratur dengan penampilan yang professional baik segi kualitas maupun kuantitasberita lay out isis halaman, siusunan redaktur, gambar yang ditata apik dan elbih menarik segi cover maupun seninya serta tata warna sebagainya. ( rosady ruslan, 2006, hal 201-202 )
      Perusahaan merupakan lembaga formal yang tersusun atas beberapa struktur-struktur  yang memiliki tugas dan kewenangan masing-masing sehingga perusahaan dapat digolongkan sebagai suatu  bentuk organisasi  sehingga sistem informasi perusahaan sangat dibutuhkan untuk menunjang komunikasi yang dilakukan di perusahaan yang  bersifat structural formal, dan sama manfaat dan kegunaannya dengan komunikasi yang dilakukan di organisasi adapun fungsi komunikasi  dalam organisasi menurut sendjaja dalam buku burhan bungin ialah:
1.      fungsi informatif
organisasi dipandang sebagai proses informasi . maksudnya seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu sehingga setiap anggota dapat melaksanakan kerjanya secara lebih pasti.
(burhan bungin ,2008,hlm274)
       Misalnya manajemen memerlukan informasi untuk bahan pengambilan keputusan atau meyelesaikan suatu konflik, sedangkan karyawan membutuhkan informasi untuk pelaksanaan pekerjaanya atau untuk mengetahui hal-hal yang berkaitan tentang kesejahteraan karyawan di perusahaan seperti asuransi cuti dan lain-lain.
2. fungsi regulative
   Fungsi regulative ini berkaitan dengan peraturan –peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Pada semua lembaga tau organisaisi ,ada dua hal yang berpengaruh dalam fungsi regulative ini  yaitu pertama atasan atau orang-orang yang berada dalam tatanan manajemen yaitu mereka yang memiliki  kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan atau mereka yang mempunyai kewenangan untuk memberi instruksi atau perintah.(biasanya mereka memilki kedudukan yang eksekutif di perusahaan) Supaya perintah-perintahnya dilaksanakan  sebagaimana mestinya  namun banyak dlam menjalankan perintah bawahan bergantung pada ;
  1. keabsahan pimpinan dalam menyampaikan perintah ,
  2. kekuatan pimpinan dalam menyampaikan sanksi,
  3. kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai pemimpin sekaligus sebagai pribadi,
  4. tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
Kedua berkaitan dengan pesan atau message . pesan-pesan regulaif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya bawahan. Membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh untuk dilaksanakan. (burhan bungin ,2008,hlm 275)
          Khusus pada point ( c ) budaya asal karyawan sangat berpengaruh dalam penerimaan pesan atasannya, misalnya pada masyarakat timur pimpinan dipandang sebagai bapak dan dipandang sebagai panutan sehingga apapun yang diperintahkan atasannya dipandang suatu maklumat keharusan yang disampaikan oleh seorang bapak kepada anaknya. Hal ini membuat pemimpin di timur harus pandai-pandai menjaga kredibilitasnya dan wibawanya tidak hanya dalam bekerja namun juga dalam kehidupan pribadinya, karena sekali lagi pimpinan dianggap sebagai bapak yang menjadi panutan karyawannya.

3.fungsi persuasive
          Fungsi persuasive seperti yang kita lihat ialah fungsi yang bersifat mengajak atau mengubah pemikiran mausia secara kognitif afektif maupun konatifnya yang akhirnya mempengaruhi psikomotoriknya dengan sukarela. Dalam perusahaan atau organisasi terkadang kekuasaan atau kewenangan dipandang suatu jurang pemisah antara pemimpin dan karyawannya sehingga suatu perintah yang dikeluarkan direspon kurang positif dan dipandang sebagai kesewenangan atasan, oleh karena itu banyak atasan yang lebih suka mempresuasi karyawannya karena dengan persuasi karyawan dapat merespon perintah atasannya dengan lebih sukarela dan positif.  Namun sekali lagi kepribadian pemimpin turut berpengaruh dalam penerimaan pesan persuasif pemimpin oleh karyawan.
       karena Hal ini sangat relevan seperti yang ditulis oleh aristoteles 2000 tahun yang lalu 
        Fungsi persuasi tercapai karena karateristik personal pembicara, yang ketika ia menyampaikan pembicaraaanya kita menganggapnya dapat dipercaya, kita lebih penuh dan lebih cepat percaya pada orang-orang baik  daripada orang lain: ini berlaku umumnya pada masalah apa saja secara mutlak berlaku umumnya pada masalah apa saja dan secara mutlak berlaku ketika tidak mungkin ada kepastian dan pendapat terbagi. Tidak benar anggapan  sementara penulis retorika bahwa kebaikan personal yang diungkapkan pembicara tidak berpengaruh pada kekuatan persuasinya ; sebalikya karakter hampir bisa disebut  sebagai alat persuasi yang pailing efektif  yang dimilikinya . aristoteles menyebut karakter komunikator ini sebagai ethos. Ethos terdiri dari pikiran baik , dan maksud baik     (good sense, good moral character, god will).   ( jalaludin rakhmat,2005, hlm 255)
4. fungsi integratif
         Kelanjutan dari fungsi yang pertama yang bertujuan agar karyawan dapat menerima instruksi atau pesan secara sukarela dan positif , dari rasa sukarela dan positif ini diharapkan akan timbul rasa partisipatif dan rasa memiliki terhadap organisasi atau perusahaan sehingga karyawan merasa sangat bertanggung jawab terhadap kelangsungan hidup perusahaan , dan menimbulkan suatu rasa kesatuan dan persatuan antara direksi dan karyawan yang memperlancar kinerja perusahaan.
           Untuk melakukan ini ada dua jenis saluran komunikasi  yang dapat digunakan yaitu formal dan informal. Cara formal dapat dilakukan di media internal perusahaan seperti news letter, bulletin dan lain-lain , atau dengan cara non formal seperti perbincangan antar pribadi, family gathering, darma wisata dan lain-lain.





DAFTAR KEPUSTAKAAN
·         Kasali Rhenald  ,2003, Manajemen Public Relation Konsep Dan Aplikasinya Di Indonesia , Jakarta: Grafiti ,
·         Suhandeng Kustadi , 2004, Public Relation Perusahaan,Bandung :Nuansa
·         Ruslan Rosady , 2006, Manajemen Public Relation Dan Media Komunikasi, Jakarta;  Rajawali Pres
·         Morissan,2008, Manajemen Public Relation, Jakarta: Kencana
·         Djaja Danan, 1985, Peranan Humas Dalam Perusahaan, Bandung: Alumni
·         Oliver Sandra, 2006, Strategi Publik Relation, Jakarta :Erlangga
·         Jefkins Frank, 2003, Public Relations, Jakarta: Erlangga.
·         Bungin Burhan, Sosiologi Komunikasi Teori Para Digma Dan Diskursus , 2008, Teknologi Komunikasi Di Masyarakat, Jakarta : Kencana.
·         Cutlip,2007, Effective Public Relation, Jakarta: Prenada.
·         Rahmat Jalaludin, 2005, Psikologi Komunikasi , Bandung:  Rosda,
·         Oliver Sandra, 2006, Strategi Publik Relation, Jakarta :Erlangga
·         (Http://Www.Uripsedyowidodo.Com/Tips-Mengembangkan-Media-Komunikasi/)

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar